Ein Blick in unser Unternehmen

Dienstag, 01. Oktober 2019

Mit SmartInvoice digitalisiert Eucon den Rechnungsworkflow für Immobilienunternehmen

Die auf Basis von Künstlicher Intelligenz (KI) funktionierende Lösung liest, erkennt und klassifiziert die Rechnungen und spielt sie kontierungsfertig in das jeweilige ERP-System zurück.

Für die Real-Estate-Branche sind neue Zeiten angebrochen. Moderne Technologien wie Machine Learning und Data Analytics schaffen enormes Potenzial für die intelligente Automatisierung des Immobilienmanagements. In der Folge können Unternehmen signifikante Kostenersparnisse und Effizienzvorteile erzielen. Besonders hervorzuheben sind digitale Systeme zur Automatisierung des Rechnungsworkflows. Bislang war die manuelle Rechnungsverarbeitung zeit- und kostenintensiv, sodass vom Rechnungseingang bis zur Zahlung schon mal einige Wochen vergehen konnten.

Mit SmartInvoice bietet Eucon nun eine Lösung, die den Rechnungsworkflow automatisiert. Die Kombination mit Künstlicher Intelligenz macht das System lernfähig und dadurch individuell auf die Bedürfnisse der Kunden anpassbar. Im Verlauf fließen historische Daten ein, etwa von einzelnen Objekten oder Dienstleistern, sodass die „Maschine“ mit jedem Durchlauf dazulernt. Die Integration von SmartInvoice in das jeweilige ERP-System ist dank individueller Schnittstellen problemlos möglich.

Das Produkt ist individuell skalierbar und Mitarbeitern können bestimmte Rollen und Rechte zugewiesen werden, sodass der gesamte Prozess transparent und ohne Medienbrüche durchgeführt wird. Die hohe Fehlerquote einer analogen Vorgehensweise gehört der Vergangenheit an. Zukünftig müssen keine unterschiedlichen Excel-Dateien als Nachschlagewerke für Stammdaten, Kontierung und Arbeitsprozesse gepflegt werden.

Mithilfe integrierter automatischer Regelwerke werden die Rechnungen sachlich sowie rechnerisch geprüft und auf Basis eines vordefinierten Routings in die jeweiligen Workflow-Prozesse übergeben. Mit einem einzigen Klick kann die Rechnung freigegeben und die Zahlung angewiesen werden. Die administrativen Abläufe im Bereich der Rechnungsverarbeitung, Prüfung, Aufgabenrouting und Analyse werden beschleunigt. Dank Ausnutzung von Skonto, Rabattierungen und Vermeidung von Mahngebühren durch fristgerechte Zahlungen werden Kosten reduziert.

 „Mit SmartInvoice können Immobilienunternehmen die Verarbeitungseffizienz und Transparenz des Rechnungsworkflows erheblich verbessern. Der digitale Prozess ermöglicht einen Rechnungsdurchlauf innerhalb von wenigen Stunden. Im Durchschnitt kann die Rechnungsverarbeitung sechsmal schneller pro Beleg erfolgen als bislang“, beschreibt Heike Gündling, Managing Director Real Estate der Eucon Digital GmbH, die Vorteile der Software.

Die Best-Practice Innovation SmartInvoice wurde gerade in den ZIA-Innovationsbericht aufgenommen.