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Freitag, 27. November 2020

Sind Sie bereit für die neue E-Rechnungsverordnung?

Fünf Tipps für die digitale Rechnungsverarbeitung für Immobilienunternehmen

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Die E-Rechnungsverordnung verpflichtet ab sofort zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund. Der neue Standard betrifft einen großen Teil deutscher Unternehmen und soll für einen einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Rechnungsaustausch sorgen. Als elektronische Rechnungen zählen dann nur noch solche, die als strukturierter Datensatz ausgetauscht und ausgelesen werden können. Werden die richtigen Technologien und Tools eingesetzt, kann die Umstellung auf ein digitales Rechnungsmanagement auch für die Immobilienbranche ein Sprungbrett für umfassende digitale Prozesse sein. Hier die fünf wichtigsten Tipps, damit der Umstellungsprozess hin zu einer digitalen Rechnungsverarbeitung erfolgreich ist:

Tipp 1 – Analysieren Sie sorgfältig Ihre aktuellen Prozesse

Die Nebenwirkungen manueller und analoger Prozesse im Rechnungsmanagement sind bekannt: lange Bearbeitungszeiten, eine hohe Fehlerquote, Brüche in der Datenübertragung und -verarbeitung. In einer repräsentativen Umfrage von April 2020 bescheinigte sich nur ein Drittel der befragten Immobilienunternehmen ein effektives Rechnungsmanagement. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen verarbeiten ihre Rechnungen häufig noch in Papierform. Die Folge: fehlende Transparenz über Daten und Prozesse und hohe Kosten der Verarbeitung. Es gilt daher, einen genauen Blick auf die eigenen Prozesse zu werfen und Problemfelder wie beispielsweise Mahngebühren, verlorene Skontovorteile oder redundante Prüfschritte zu erkennen.

Tipp 2 – Identifizieren Sie Ihre Optimierungspotenziale

Unternehmen sollten sich über die enormen kurz- und langfristigen Potenziale bewusst werden: Die Digitalisierung des Rechnungswesens kann durch den Einsatz der richtigen Technologie enorme Datenschätze freisetzen. Für Unternehmen, die nicht über die benötigten personellen und finanziellen Ressourcen für eine umfassende Digitalisierung des Rechnungswesens verfügen, gibt es aber auch teilautomatisierte Lösungen. Diese Systeme sind modular aufgebaut und können schrittweise ausgeweitet werden, je nach Bedürfnis und individuellen Möglichkeiten. Folgende zentrale Fragen sollten sich jedoch alle Unternehmen stellen: Wie ˶intelligent” soll die künftig genutzte Software sein? Und in welchem Rahmen kann sie manuelle und damit teure und fehleranfällige Prozesse entlasten?

Tipp 3 – Definieren Sie die gewünschten zukünftigen Prozesse Ihres digitalen Rechnungsmanagements

Rechnungsdokumente lediglich digital abzulegen erfüllt rechtliche Grundanforderungen, verschafft aber unternehmerisch wenig Vorteile. Einige Lösungen gehen einen Schritt weiter und analysieren mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) relevante Rechnungsinformationen. Automatisierte, KI-basierte Lösungen erkennen, kategorisieren und legen Rechnungen automatisch und vor allem strukturiert ab. Der Datennutzen für Monitoring und Steuerung wird verbessert, ebenso wie die Suchfunktion für die schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten. Das Mahnaufkommen sinkt signifikant, ein transparenter Abgleich zwischen Angebot und Rechnung wird möglich. KI-gestützte Software ermöglicht enorme Effizienzsprünge für das Rechnungsmanagement. Aber dafür ist es unerlässlich, die Prozesse vor Beginn der Implementierung genau zu definieren – idealerweise gemeinsam mit dem richtigen Softwareanbieter.

Tipp 4 – Ganzheitliche Digitalisierung: Nehmen Sie das digitale Rechnungsmanagement zum Anlass, bisherige Prozesse komplett zu überdenken

Unternehmen sollten die Umstellung auf die E-Rechnung zum Anlass nehmen, bisherige Prozesse zu überdenken und zu verbessern. Digitalisierung bietet nicht nur die Möglichkeit, um bestehende Prozesse zu verbessern, sondern kann Datenschätze heben, die für neue Geschäftsmodelle genutzt werden können. Daten aus dem Rechnungsvolumen der Immobilienwirtschaft liefern wertvolle Rückschlüsse auf das operative Geschäft. Die richtigen Systeme schaffen Transparenz, ermöglichen eine genauere Steuerung der Immobilienverwaltung und zeigen vorher unbekannte Ertragspotenziale auf. Prozess und Technologie sollten daher nicht losgelöst voneinander betrachtet werden.

Tipp 5 – Wählen Sie Ihren Anbieter sorgfältig aus

Folgende Kriterien sollten für die Auswahl des richtigen Softwareanbieters zählen: Liefert der Dienstleister branchenspezialisierte Lösungen? Verfügt er über ausreichend Erfahrung in der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen sowie der Nutzung moderner Technologien wie Künstlicher Intelligenz? Außerdem sind Sicherheits-Standards zu bedenken. Diese sollten über Zertifizierungen bestätigt sein. Vor allem aber sollte der Dienstleister ein Partner sein, der das Unternehmen in der Gestaltung der neuen digitalen Prozesse unterstützt und dauerhaft begleitet.

Digitalisierung, unabhängig von der aktuellen E-Rechnungsverordnung, ist eine Entwicklung, die nicht nur die Immobilienbranche noch lange prägen wird. Es ist eine Entwicklung, die entscheiden wird, wer dauerhaft marktfähig sein wird und seine Ressourcen und Assets im Griff hat. Ziel sollte es sein, dass Unternehmen und IT-Dienstleister partnerschaftlich zusammenarbeiten. So können branchenerfahrene Lösungsanbieter helfen, für jedes Unternehmen den richtigen Weg zu finden.

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