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Montag, 26. August 2019

Digitale Rechnungen – Hat die Immobilienbranche die richtigen Lösungen?

Digitale Rechnungen werden ab November 2020 Pflicht. Unternehmen, die für die öffentliche Hand arbeiten, müssen sich auf Onlinerechnungen einstellen. Das trifft auch die Immobilien- und Baubranche.

Von Heike Gündling, Managing Director Real Estate bei Eucon Digital GmbH

Es wird ernst beim Thema digitale Rechnungen. Bund und Länder machen den Anfang: Ab November 2020 sind alle Unternehmen verpflichtet, Rechnungen an Bundesbehörden online einzureichen. Kommunale Ämter folgen sukzessive. Bereits ab Ende November 2019 können elektronische Rechnungen, kurz eRechnungen, freiwillig digital an die Behörden gesendet werden. Der Bund hat für diesen Zweck die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) freigeschaltet.

Das trifft selbstverständlich auch die Immobilien- und Baubranche. Viele Unternehmen aus dem Bereich haben aber bislang einen großen Bogen um das Thema Digitalisierung gemacht. Besonders der Bereich Rechnungswesen ist in vielen Firmen ein analoges und (noch) kein digitales Thema.

Die Fristsetzung durch den Bund erzeugt nun Handlungsdruck in der Branche. In gut 15 Monaten darf die eRechnung auch kein Fremdwort mehr für Asset-, Property- und Facility-Manager oder Bauunternehmen sein.

Das Zeitfenster erscheint komfortabel, doch der Schein trügt in diesem Falle. IT- und Digitalisierungsexperten wissen, dass in dieser Zeit viele Fragen beantwortet werden müssen. Etwa: Welches System passt in die hauseigende IT-Landschaft? Können die nötigen Schnittstellen rechtzeitig bereitgestellt werden? Ist das entsprechende Know-how in der Firma vorhanden oder müssen Mitarbeiter geschult oder gar eingestellt werden? Und: Steht das benötigte Budget für die Implementierung und den technischen Support zur Verfügung?

Digitalisierte Rechnungsverarbeitung mit SmartInvoice

Auch wir als ein führender Anbieter für digitale Prozessoptimierung im Bereich Real Estate sind hier gefordert. Ziel muss es sein, Prozesse radikal zu vereinfachen. Entscheidend dafür ist die vollständig digitalisierte Daten- und Dokumentenverarbeitung über alle Prozessteilnehmer hinweg. Für das Immobilienmanagement bedeutet das eine durchgängige End-to End-Digitalisierung. Hier begleiten wir Unternehmen auf ihrem Weg der digitalen Transformation.

Die Eucon Digital GmbH bietet bereits jetzt mit SmartInvoice ein Produkt an, das den Prozess des Rechnungseingangs und der weiteren Verarbeitung bis hin zur Zahlung der Rechnung digitalisiert und somit günstiger, schneller, und transparenter macht. SmartInvoice ist ein skalierbares System, das in bestehende ERP-Systeme dank individueller Schnittstellen problemlos integriert werden kann. Die Kombination mit Künstlicher Intelligenz macht das System lernfähig und dadurch individuell auf die Bedürfnisse der Kunden anpassbar. Im Augenblick werden bereits viele neue Features in das Produkt implementiert. Neben der Verarbeitung von eingegangenen Rechnungen soll es künftig ebenso möglich sein, eigene Rechnungen in dem System zu erstellen und elektronisch zu verschicken.